Implementace WMS ve WIMEXU snížila  počty reklamací o 73%

05. 01. 2023

WIMEX, to je významný výrobce, největší dovozce a distributor jednorázového nádobí, obalů, spotřební hygieny a dekorací pro stolování, zejména pro oblast gastronomie. Zde působí zkušený manažer, zakladatel a také jednatel společnosti Radek Machula, se kterým jsme hovořili o výhodách a vůbec fungování Gatema WMS.  

Při řízení společnosti se třemi pobočkami v zahraničí, která více než 25 let zásobuje velkoobchodní partnery po celé Evropě z centrálního skladu v Náchodě o velikosti 45 000 m2, s přibližně 160 zaměstnanci a denní expedicí 500 palet obchodním partnerům, bylo určitě potřebné najít skladový systém, který by přehledně řídil veškeré skladové pohyby.

Odkdy máte naše WMS?

Spustili jsme ho v červenci 2020 s tím, že tomu od  roku 2019 předcházela poměrně intenzivní jednání.
V roce 2020 začal zkušební provoz a plný provoz najel od prosince 2020.

Jak to přijali zaměstnanci?

To byla stěžejní otázka. V logistice máme 60 kmenových  zaměstnanců plus cca 10 brigádníků. Každý se musel individuálně zaučit, muselo proběhnout odzkoušení, že systému rozumí a že ho každý ovládá. Zaměstnanců naší logistiky a jejich práce si osobně velmi vážím, bez toho bychom u nás nebyli schopni žádným způsobem fungovat. Jsou to zaměstnanci, kteří mají výborné schopnosti, ale mají i určité limity. Jsou tam lidé i důchodového věku, kteří měli  základní odstup od všeho, co se týká IT problematiky.
I s těmi bylo potřeba detailně pracovat, a to se nám také podařilo. Dnes už nikdo z nich nechce zpátky „tužku a papír“.

Našli se samozřejmě i zarytí odpůrci, kteří nechtěli systém WMS přijmout. Bojovali jsme s mýty o tom, jak je to nedokonalé a složité. Úmyslně jsem v době implementace k tomu moc detailních informací neposkytoval, přesto tam nějaké šumy a spekulace vznikly. Dnes už by se ale nikdo, včetně všech odpůrců, nechtěl vrátit do té dinosauří doby s tužkou a papírem.

Naši zaměstnanci musí dobře znát náš systém, musí si stále udržovat spoustu znalostí, což nám také vytváří konkurenční výhodu v našich službách zákazníkům. Velký rozdíl po zavedení WMS byl například právě v době potřebné k zaučení nového zaměstnance. Tzn., v případě starého způsobu - papírové výdejky, tam plné zaučení trvalo cca 1,5 měsíce včetně poměrně složitých a pracných kontrol, abychom eliminovali případné chyby. Dnes se doba zaučení nového zaměstnance logistiky zkrátila na cca jeden týden.

Vždy jsme se snažili a stále se snažíme o stabilní kolektiv s dlouhodobou spoluprací. Byla tu ale určitá obava, pokud by nám odešlo větší množství lidí v krátkém čase, jak rychle najít a zaškolit zaměstnance nové. Díky systému WMS se zaškolování nebojíme. Nový člověk tak bývá zaškolený velmi rychle.

Co to přineslo pro Vás jako majitele?

Jednoznačně to zefektivnilo veškeré logistické procesy. Zlepšilo funkce, které logistika má a musí mít. Velké přínosy v controlingu, jsme schopni procesy jednoduše kontrolovat. Máme přehledy o denní operativě, jak se každý den vyvíjí, jak rychle jsou zpracovávány jednotlivé objednávky, příjemky, výdejky, i jak zaměstnanci efektivně využívají pracovní dobu. Strávili jsme dlouhou dobu základní analýzou.

Bylo to v době, kdy jsem ještě neměl úplnou představu, a ještě jsem nepronikl do všech možností WMSka. Byl jsem rád, když lidé z Gatemy přišli s možnými návrhy, jak WMS rozšířit, takže jsme dělali spoustu dovývojů, což nám pomohlo zajistit další návazné a potřebné funkce, které nás zprvu vůbec nenapadly.

Kdybyste věděl, co Vás čeká, odradilo by Vás to?

Žádné negativum nevidím. Odradil by mě laxní přístup k řešení nově vzniklých problémů, ale to se naštěstí nestalo. Problém by byl, pokud bychom neměli  správnou odezvu na naše požadavky ze strany Gatemy,  stejně tak i od našich zaměstnanců, jako koncových uživatelů. Naopak. Systém WMS se promítl do procesů napříč naší společností, nezasahuje čistě jen do skladové logistiky, nýbrž je úzce provázán s prací a procesy v kancelářích-objednávky, reklamace atd., systém WMS také naše procesy „narovnal“, což byl také jeden z cílů. Spolupráce s Patrickem Jirglem (vedoucí oddělení integračních řešení), Milanem Žáčkem (vedoucí vývoje HELIOS iNuvio) běží na skvělé úrovni.  Na naší straně je to kolega Jan Pícha, se kterým jsme u nás celý systém WMS nastavovali a který je velmi schopným specialistou na náš informační systém Helios iNuvio a proto jsme byli schopni si mnohé úpravy udělat i sami.

Co Vás vedlo k tomu, pořídit si WMS až po takové době od HELIOSu?

HELIOS máme od roku 2008. WMS jsme pořizovali až 2019. Náš systém papírových výdejek plnil dlouhou dobu naše potřeby. I přes vysoký podíl lidského faktoru, který způsoboval chybovost nám systém papírových výdejek vyhovoval. Postupem času, jak naše společnost rostla, problémů přibývalo, jednak interních, ale, a to bylo závažnější, i ze strany zákazníků a postupně jsme zjistili, že už nejsme schopni starý systém dál rozvíjet a nepomáhá nám, nýbrž nás brzdí. Náš každoroční růst byl průměrně 10–12 %, což je poměrně vražedné tempo, a každodenní nároky na tok zboží našimi sklady plus logistika, mě dovedla k myšlence, že s tím musíme něco rychle udělat, abychom problémy dál nekumulovali, a naopak se posouvali dál, sledovali trendy moderní logistiky s využitím nových digitálních technologií a SW.

Dostala se Vám zpětná vazba od zákazníků?

Systém papírové výdejky vytvářel značný prostor pro improvizace, které byly běžné a zákazníci na to byli zvyklí. Tzn. například zákazník si po finalizaci jeho původní objednávky doobjednal ještě jedno balení párátek. Skladník musel pro toto jedno balení jít půl kilometru do skladu a zpět, stálo nás to cca patnáct minut času za balení, které stojí „3,50Kč“, pak toto balení musel přidat na již hotovou původní paletu, znovu paletu zabalit atd. Zákazník byl velmi spokojený, ale nikdo v té době v tomto smyslu moc neřešil vlastní efektivitu. Služby směrem k zákazníkovi byly na prvním místě.

Systém WMS toto změnil - narovnal, což bylo jedním z cílů – zlepšit efektivitu procesů při co možná největším zachování všech dosavadních služeb a možností pro zákazníka. Bylo tedy nutné, aby náš marketing na tuto změnu zákazníky připravil. Vysvětlili jsme zákazníkům, že některé možnosti sice zaniknou, ale hlavní přidaná hodnota bude v kvalitě a rapidním snížení počtu reklamací, což se nám také podařilo. Zákazníci začali vidět, že se kvalita mnohonásobně zvýšila. Navíc jsme schopni naše zboží zákazníkům dodávat následující pracovní den od objednání a to každý den.

Jak jste se o WMS dozvěděli?

Firem, které podobný systém nabízí je celá řada. Já jsem s myšlenkou o pořízení WMS koketoval od roku 2015, ale stále byly prioritnější záležitosti k řešení. Bylo jasné, že to bude obnášet nemalý balík peněz, proto se to stále odsouvalo a odsouvalo. Počátkem roku 2016 se ale začala vytvářet detailnější vize a padlo rozhodnutí o konečném přechodu na WMS. Poptal jsem více firem. Od všech jsem si nechal odprezentovat nabídku. V momentě, kdy přijel Patrick Jirgl a odprezentoval Gatemu, tak jsem věděl, že to je to pravé. Vůbec ne, že by to bylo osobou Patricka Jirgla, ale tím, že Gatema je s Assecem tak dobře propojená, že systém WMS se systémem  HELIOS do sebe tak dobře zapadá.  Všechny ostatní návrhy byly složitější, například, data bychom museli mít někde externě, tam by je „někdo“ spravoval, pak je posílal zase zpátky atd., takže Gatema v tomto vyhrála.

Jaké byly začátky Vašeho podnikání?

Po otevření hranic po roce 1989 jsme cestovali do Německa a tam jsme v restauracích viděli různé ozdoby a drobnosti do gastronomie, zkusili jsme koupit první tašku „brček“, přijeli jsme s tím do Česka do první restaurace, kde nám řekli: „Bereme všechno a příště dovezte víc.“ A takhle se to začínalo postupně nabalovat. Je jasné, že na tyto věci u nás po revoluci nebyla naše gastronomie zvyklá. To, že u jídla nebyl ubrousek, to nikdo neřešil, a že někdo dostal do poháru nějaký rozlišovač, nějaký deštníček na zmrzlinu nebo jinou ozdobu, to bylo hlavně pro děti a na někoho to mohlo působit jako „kravina“, ale myslím si, že dnešní gastronomie obecně, už bez těchto věcí nemůže fungovat, ať je krize jakákoliv.

V době Covidu klesl náš obrat o cca 50 %. Portfolio se razantně změnilo a my jsme museli pružně reagovat. Systém take away výdejů jsme ale byli schopni plně zajistit a podpořili jsme tak restaurace, aby mohly provozovat výdej svých produktů z okýnek i v době největší krize a na to jsme pyšní. Různě se zdražuje. Slyšíme různé negativní prognózy, které by mohly lidi uzemnit doma, což se neděje, zaplať pánbůh. A když si lidé jdou někam  do restaurace posedět, naše zboží je zde naprostou samozřejmostí a myslím si,  že bez toho to dnes již nejde. Takováto vybavení v gastronomii všichni považujeme za určitý běžný životní standard. V našem sortimentu jsou nosné produkty a pak ty doplňkové. Takže pokud si u nás zákazník objedná nějaký hlavní produkt, většinou k tomu objedná i  ten doplňkový. Konkurenci máme, ale my jsme, troufám si tvrdit, leadři v oboru, poněvadž náš sortiment je komplexní. Zákazník u nás koupí skutečně všechno.

Začátky Wimexu byly takové, v Čechách jsme byli, můj táta, já a druhá rodina byla v Německu.

Takto to začínalo, pak jeden, dva zaměstnanci. Zboží jsme balili doma, já jsem jezdil na poštu s balíky. Pak jsme měli dvě výstavy v Brně, kde jsme vystavovali na výstavě Inteco-Arbien, která dnes již neexistuje. V regionální tiskárně nám udělali první reklamní letáky. Výstavy nám pomohly v dalším rozvoji, získali jsme poměrně hodně nových zákazníků. V dnešním sídle firmy jsme byli ze začátku v nájmu. Nebyly to primárně skladové prostory, nýbrž bývalá textilní továrna. Tehdy měla jiného majitele. Postupně jsme zjišťovali, že nám pronajatý prostor nestačí, tak jsme si pronajali další. Pak přišla krize realitního trhu a naskytla se zajímavá možnost koupě celého areálu za dobrou cenu. Byla tam ale řada problémů. Do některých hal zatékalo, byly značně zchátralé apod. Postupně jsme začali s opravami, pak jsme začali nepotřebné prostory pronajímat, protože jsme všechny prostory nepotřebovali, ale jak jsme dále rostli a expandovali, postupně jsme nájemní smlouvy vypovídali, a dnes jsme už v celém objektu. V současné době nám už ale bohužel těch 45 tisíc m2 nestačí, takže příští rok plánujeme stavbu nové haly, tak zvaně „na zelené louce“ . Proto máme nyní ještě externí sklady, cca 8 km od nás, v Jiráskově Hronově. Koupili jsme menší nákladní automobil, 20 paletový, a s ním každý den převážíme zboží. Co se nám nevejde na hlavní sklad převezeme do externího, a naopak z externího doplňujeme zpátky na hlavní. Takto optimalizujeme celkový tok zboží.

Takže takhle si tady ve Wimexu žijeme...

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

©2017–2022, Gatema IT a.s.
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram