Udělejte z reklamace formalitu pomocí QMS informačního systému HELIOS

29. 03. 2022

Pro jednoduché řešení reklamací v systému HELIOS slouží modul řízení kvality Quality Management Systém (QMS). Obsahuje komplexní agendu pro řešení reklamace u výrobních firem. QMS modul je ale také vhodný pro firmy, které se zabývají nákupem a následným prodejem zboží.  Všude tam je totiž možná reklamace vadného kusu zboží.


Snadná reklamace z jednoho místa   

Přestože je reklamace nepříjemná věc, není v našich možnostech ohlídat kompletní nezávadnost zboží. Jsou situace, kdy se jedná o skrytou vadu, která není při prodeji patrná, ale projeví se v průběhu dvouletého užívaní.

V takovém případě má zákazník právo na reklamaci a my ji dokážeme hravě vyřídit prostřednictvím modulu QMS informačního systému HELIOS. Řešení reklamací tedy zabere příslušnému pracovníkovi doslova pár kliknutí přímo v prostředí HELIOS.

Díky uložené historii prodeje hravě vyhledáme původní doklad o prodeji a výdejku, ke které přidáme příjem reklamace a zákazníkovi automaticky vygenerujeme protokol o přijetí reklamace. Zároveň vytvoříme úkol pro reklamačního technika, která má za úkol posoudit, zda je reklamace oprávněná či nikoli a rozhodnout o dalším postupu zboží.

Řešení reklamací v modulu QMS

Jedná-li se o oprávněnou reklamaci, pak můžeme pomocí modulu QMS napojit řešení opravy na dodavatele, servis anebo vlastní výrobu, či vrátit zákazníkovi peníze.

Modul hlídá zákonem stanovenou dobu pro reklamaci a uživatelský přehled diaskop ukazuje stav, kde a v jaké fázi úprav se reklamované zboží nachází. Pokud se blíží konec reklamační doby, řádek reklamace se vysvítí červeně a varuje před blížícím se koncovým termínem. 

Po opravě nebo výměně zboží za nový kus dochází k přípravě podkladů na vydání. Během této doby vyzveme přes QMS zákazníka k vyzvednutí zboží a jakmile tak učiní, vytiskneme zákazníkovi protokol o vyřízení reklamace a tím je reklamace hotová.

Analyzujte a sledujte rychlost reklamací

Dataskop, který se součástí Business Intelligence systému Helios, schraňuje klíčové záznamy související s danou reklamací a ty jsou snadno dosažitelné a vyhodnotitelné. Právě uživatelský přehled dataskop dává možnost analyzovat problémy a přijímat nápravná opatření. Ukazuje okamžitý přehled všech reklamací za období, za odběratele i dodavatele, podle typů vad a neshod. Znázorňuje přehled o délce řešení reklamací a ekonomické vyhodnocení reklamací. Zobrazuje všechna možná vyhodnocení, která potřebuje vedení pro další plánování a hodnocení.

S QMS HELIOSEM se reklamace neobávejte

Reklamace v prostředí HELIOS je jednoduchá a intuitivní. Díky přednastaveným formulářům pro vyplnění je rychlá. Výrazně také zkracuje řízení pro zákazníky, kdy mu dílčí výsledky sděluje prostřednictvím e-mailu.

Modul reklamace se tak stává příjemnějším řešením nepříjemné situace pro obě strany. Spolu s hlídáním termínů a s předpřipra­veným upozorněním pro zákazníky zvyšuje efektivitu při vyřizování reklamací, a tím i spokojenost zákazníků.

Systém řízení kvality, kde se nachází i reklamace, je plně kompatibilní s informačním systémem HELIOS iNuvio. Dá se říct, že pro HELIOS iNuvio je QMS standardizované řešení, které zajišťuje dostupnost všech informací v rámci jednoho informačního systému založeného na vzájemné provázanosti informací.

Ač pracuje s aktuálně platnými normami systémů managementu jakosti ve firemním informačním systému, neslouží k eliminaci zmetkovosti výroby. Pro tyto účely existují jiné vhodnější nadstavby.

QMS snižuje vnitrofiremní finanční náklady, i ty lidské, které jsou potřeba na vyřízení reklamací, šetří čas a zvyšuje spokojenost vašich zákazníků. 

Zdarma vám představíme systém i jeho funkce

Zaujaly vás vlastnosti systému HELIOS iNuvio? Rádi vám o něm povíme víc, předvedeme praktické funkce a v případě spokojenosti se potom postaráme i o uvedení do plného provozu. Pokud bude potřeba, doplníme systém vlastním integračním řešením, které jeho funkce ještě znásobí.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

©2017–2022, Gatema IT a.s.
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram