Jedním z klíčových modulů ERP HELIOS systému je aplikace Spiska, který umožňuje správu a evidenci spisů, dokumentů, a dalších souvisejících informací. V tomto článku se zaměříme na popis a výhody tohoto důležitého aplikace v rámci ERP HELIOSu.
Ve světě dynamických podnikatelských výzev a rychlých změn nelze podceňovat význam efektivní správy dokumentů. Zastaralé papírové archivy jsou minulostí a nová digitální éra klade na podniky vyšší nároky na organizaci, transparentnost a bezpečnost dokumentů.
Systém ERP HELIOS přichází s odpovědí na tyto požadavky v podobě pokročilého aplikace Spiska, která přináší nejen centralizovanou evidenci, ale i širokou škálu výhod pro moderní podnikání.
Co je aplikace Spiska?
Cloudové řešení správy dokumentů pro všechny typy organizací, které pokrývá všechny legislativní požadavky na systémy spisových služeb. Aplikace Spiska slouží k organizaci, správě a kontrole spisků. Spisky mohou být různorodé a týkat se různých oblastí podnikání, například fakturační spisky, zakázkové spisky, interní komunikace, nebo právní dokumenty. Aplikace Spiska zajišťuje centralizovanou evidenci těchto dokumentů, a to včetně jejich historie a revizí, což přispívá k vyšší transparentnosti a efektivitě celého procesu.
Centralizovaná evidence a příjem elektronických podání
Aplikace Spiska v ERP HELIOSu umožňuje centralizovanou evidenci všech spisků a dokumentů na jednom místě. Díky tomu uživatelé získávají snadný a rychlý přístup ke klíčovým informacím bez složitého hledání ve více odděleních. Navíc je tato aplikace schopna zpracovat veškeré elektronické podání podané prostřednictvím systémů elektronické pošty, včetně ISDS, emailu, technického nosiče a portálu, což výrazně zjednodušuje a urychluje komunikační procesy.
Za zmínku stojí i funkce zobrazení subjektu (žadatele/adresáta) v mapě, což přináší nový rozměr vizualizace vztahů mezi subjekty a jejich geografickou polohou.
Notifikace a schvalovací procesy pro efektivní workflow
Důležité dokumenty mohou vyžadovat schválení nebo komentář od určitých osob. Aplikace Spiska umožňuje nastavit automatické notifikace uživatelům při aktualizaci dokumentů. Taktéž lze definovat schvalovací procesy, aby bylo zajištěno, že dokumenty projdou odpovídajícími instancemi před jejich publikací.
Manažerský systém pro lepší kontrolu
Pro manažery a vedoucí pracovníky je k dispozici Manažerský systém, který umožňuje důkladné vyhodnocení využívání a vytíženosti systému spisové služby. S tímto nástrojem mají manažeři přehled o počtech řízení a typů dokumentů včetně příloh a jejich stavu. To poskytuje cenné informace pro zlepšení procesů a efektivitu týmu.
Pokročilé funkce pro větší efektivitu a kontrolu
Aplikace Spiska nabízí řadu pokročilých funkcí, které výrazně zlepšují procesy správy dokumentů. Díky verzi dokumentů a evidenci revizí mají uživatelé neustálý přehled o změnách v dokumentech a jejich historii. Barevné rozlišení typů písemností pak usnadňuje orientaci a rychlé vyhledávání požadovaných informací.
Nové procesy a služby pro snížení časové náročnosti
Společnost Asseco Solution usiluje o inovace a zlepšení výkonnosti aplikace Spiska. Postupně implementuje procesy a služby, které mají za cíl snížit časovou náročnost spojenou s prací s dokumenty v listinné formě. Mezi inovace patří elektronický Podací arch, Hybridní pošta, Konverzní pošta a další, což umožní uživatelům pohodlnější a efektivnější zpracování dokumentů.
- Garantovaná shoda díky atestaci. Zavedení testu eSSL zajistí novou úroveň jistoty a spolehlivosti pro uživatele aplikace Spiska. Nezávislé atestační středisko dle atestačních scénářů Ministerstva vnitra České republiky provádí atestaci, která kontroluje funkční shodu aplikace Spiska s požadavky novely NSESSS. Novela NSESSS v aplikace Spiska představuje velký krok směrem k moderní a efektivní správě dokumentů. Mezi klíčové prvky kontroly patří rozhraní, zálohování a výmaz dokumentů, transakční protokol, tvorba XML schémat a udržování metadat.
- V souladu s moderními trendy a požadavky digitálního světa, ERP HELIOS implementuje pro uživatele nástroje pro digitalizaci a otevřená data. Publikace dat v otevřeném a strojově čitelném formátu, včetně předdefinovaných datových sad v uznávaných formátech, umožní snadný a dálkový přístup k informacím. Otevřená data jsou také vysoce efektivním způsobem zveřejňování informací veřejného sektoru a pomohou podnikům při aplikaci zákona o svobodném přístupu k informacím.
- Aplikace Spiska také umožní dokonalou integraci s rejstříky, přičemž propojení s ISDS umožní úplnou elektronickou komunikaci. Plná integrace s ISZR zase zajistí dodržení relevantnosti dat. Propojení s Czech Pointem přinese další výhody a zlepšení ve službách pro uživatele.
- Jedním z nejzásadnějších aspektů správy dokumentů je zabezpečení citlivých informací. Aplikace Spiska v ERP HELIOSu disponuje schopností ověřit kvalifikovaný elektronický podpis podle nařízení eIDAS, což zajišťuje právní závaznost dokumentů a důvěryhodné uchování. Firmy tak mohou s klidem manipulovat s právně významnými dokumenty a snížit riziko neoprávněného přístupu.
Výhody aplikace Spiska v ERP HELIOSu
Zlepšená organizace: Centrální evidence spisků usnadňuje uživatelům rychlé vyhledání a přístup ke všem potřebným informacím, což vede k efektivnímu řízení a zlepšené organizaci podnikových dat. Spiska automatizuje procesy, jako jsou notifikace a schvalovací postupy, zaměstnanci mají automaticky přehled o všech změnách a aktualizacích dokumentů. Tím tedy redukuje administrativní zátěž, snižuje riziko chyb a umožňuje zaměstnancům soustředit se na důležitější úkoly.
Díky přístupovým právům aplikace Spiska zajišťuje vyšší bezpečnost citlivých informací a minimalizuje riziko úniků dat.
Celkově řečeno, aplikace Spiska je klíčovou součástí ERP HELIOSu, která pomáhá firmám zlepšit organizaci, transparentnost a efektivitu správy dokumentů. Integrace s dalšími aplikacemi umožňuje uživatelům snadno pracovat s různými typy dokumentů a usnadňuje spolupráci mezi odděleními. Aplikace Spiska ale není určena pouze v oblasti veřejné správy, ale najde uplatnění ve všech typech organizací, které hledají řešení pro komplexní správu dokumentů. Díky těmto výhodám zvládnou firmy lépe reagovat na výzvy moderního podnikání a budou zvyšovat svou konkurenceschopnost.