Vybrat si správný ERP systém není nic jednoduchého. Proces se rozhodně nevyplatí uspěchat, jde o rozhodnutí, které poznamenává firmu v dobrém i špatném na několik let.
Výběru dobře fungujícího informačního systému ERP předchází analýza procesů
Informační systémy ERP jsou dnes vnímány jako samozřejmá součást firemních procesů fungujících automaticky na pozadí. Proto, aby dobře fungovaly, je nutné je nejen dobře nastavit, ale také veškeré procesy optimalizovat pro konkrétní byznys.
Prvotní kroky procesní optimalizace jsou prováděny v rámci analýzy stávajícího stavu firmy.
Pečlivá analýza je základem úspěchu implementace ERP
Taková analýza obsahuje popis dosavadních procesů s uvedením odpovědností vlastníků dílčích činností. Zjišťují se datové a organizační struktury a toky, řeší se také pohyby materiálů napříč firmou. Identifikují se kritické faktory v současných procesních modelech a definují se specifické požadavky konkrétního výrobního odvětví.
Je přínosné, pokud má firma dosavadní procesy zmapované, je však nemožné myslet na všechny faktory rozhodující o veškerém propojení. Proto jsou tu konzultanti implementátora. Mají odbornou úroveň, která je garantována zkušenostmi z předchozích projektů. Znají systém a vědí, co je nezbytné zjistit a zajistit pro bezproblémovou implementaci. Platí, že pokud jsou dobře zmapované dosavadní hlavní procesy, je napůl vyhráno. U všech ostatních procesů se většinou vyplatí přizpůsobit ERP systém tak, aby lépe vyhovoval potřebám byznysu.
Nyní nastává klíčová otázka, kdo nám ERP naimplementuje
Najít správného partnera, který se o zavedení systému ve vaší firmě postará je oříšek. Na místě je opatrnost a pečlivost. Implementátor by stejně jako ERP systém měl být dlouhodobým a spolehlivým partnerem.
S výběrem firmy, do které při implementaci ERP systému vložíte svou důvěru, vám pomohou následující body.
- Má dostatek referencí, zákazníci jsou s ním spokojeni.
- Má zkušenosti ve vašem oboru, spolupracoval s firmami, které podnikají v podobné oblasti jako vy.
- Má vlastní programátory a vývojáře, kteří umějí systém vhodně napasovat na váš byznys, aniž by byli nuceni využívat třetích stran.
- Nabízí další integrační řešení, které si s vaším ERP systémem budou rozumět a mohou ho rozvinout.
- Dokáží nabídnout školené konzultanty, od prvního kontaktu se skutečně zajímají o vaše potřeby, dokáží poradit s výběrem a uskutečnit analýzu procesů.
- Implementátor zajistí dostatečné množství školení pro všechny uživatelské skupiny.
- Vidíte, že implementátorovi nejde jen o zisk za každou cenu.
- Přesvědčte se, že je dodavatel schopný uskutečnit zakázku podle vašich specifikací a že dokáže vyčíslit celkové náklady na vlastnictví a návratnost investice, kterou můžete očekávat.
Vyhnete se jevu, který bývá u menších developerů, že k základní odsouhlasené kalkulaci přibývají nečekané aditivní náklady.
Už zmíněné reference mohou být klíčem nejen k výběru ERP systému, ale také jeho implementátora. Vyberte si takovou firmu, která má s ERP systémy dostatek zkušeností a jejíž zákazníci byli natolik spokojení, že investovali svůj čas do poskytnutí důležité reference
Aby systém pracoval, jak firma potřebuje
Nešetřete na školení. Víte-li, kolik uživatelů a oddělení bude ERP systém využívat, pak žádejte takové množství školení. Určitě bude potřeba, aby implementátoři byli k dispozici po dobu prvních šesti týdnů od spuštění a mohli poskytovat podporu všem uživatelům a řešit případné nedostatky.
Stejně tak, aby proškolili všechna oddělení, která budou s ERP systémem pracovat. Platí totiž, že pokud nejsou zaměstnanci dostatečně školení, nedaří se jim plně využít všech možností nástrojů systému. Pak může nastat situace, kdy namísto využívání nového systému a dojde k návratu k manuálnímu postupu, excelovým tabulkám a papírům a tužkám, které budou opět zdržovat a nezpřehledňovat firemní procesy. Prvotní dostatečné a další podpůrné školení a seznamování s novinkami by mělo být základem pro dobrou spolupráci, kvalitní implementaci ERP systému a uživatelský servis.
Implementační firma pravidelně školí
Zajímejte se o kompletní portfolio služeb, které potenciální implementátor nabízí. Kromě placených služeb se zaměřte i na ty neplacené. Plusové body můžete přidat třeba za bezplatné představení systému a dále pravidelné školení novinek. ERP systém by měl růst s vaším byznysem a jeho změny by měly být součástí pravidelných školení ERP. Na druhou stranu by se jich měli uživatelé ERP z firem účastnit, aby dokázali vytěžit ze systému maximum.
Hledejte implementátora, který nabízí dodatečné služby. A to nejen v rámci programování a vývoje, ale také v možnostech školení a edukace se systémem.
Pozor si dejte také na to, zda firma školí pouze teoreticky, anebo vás přizve do praktických lekcí. I to totiž vypovídá o kvalitě služeb.
Jak implementuje ERP Gatema?
- Analýza výchozí stavu a výběr řešení – abychom mohli posunout vaše podnikání.
- Předimplementační analýza – zaměříme se na firemní procesy.
- Školení vašich zaměstnanců – naučíme je s HELIOSem efektivně pracovat.
- Zahájení testovací provozu – vše vyzkoušíme před ostrým spuštěním.
- Překlopení do ostrého provozu – díky předchozím krokům vše proběhne hladce.
- Poskytování servisu – staráme se o vás i nadále.
Po implementaci se o vás staráme i nadále, reagujeme na vaše další potřeby i případné změny legislativy a tím zefektivňujeme vaše podnikání.
Rádi se staneme vaším spolehlivým partnerem
V Gatema IT nám na spokojenosti klientů záleží. Proto jsme moc rádi, že 89,9 % našich klientů je spokojeno se svým konzultantem a 93 % klientů by nás bez obav doporučilo dalším firmám.
Zdá se vám množství rad nezapamatovatelných?
Pak máme řešení v podobě uceleného Průvodce výběrem ERP systému a jeho implementátora, v němž jsou přehledně srovnané všechny rady, kterými byste se měli při výběru ERP řídit. Díky Průvodci od Gatemy si nemusíte rady pamatovat, ale rychle si je osvěžíte, jakmile budete hledat vhodného implementátora.