Správa dokumentů patří k oblastem, kde se firmy často zbytečně zdržují. Hledání faktury, dohledávání schvalovacích kroků nebo nejistota, kdo má k dokumentu přístup – to vše stojí čas i nervy. V Gatema IT proto nabízíme našim zákazníkům nástroj, který dokáže tento chaos proměnit v přehledný systém. Řešením je DOCU-X DMS.
Co získáte se základním balíčkem DOCU-X
Už v základní verzi nabízí DOCU-X funkce, které zásadně zrychlí a zpřehlední vaši každodenní práci:
- Rychlé vyhledávání a třídění dokumentů – ať už potřebujete smlouvu, fakturu nebo žádanku, dokument najdete během vteřin.
- Pokročilé filtry a uživatelské pohledy – každý uživatel si může nastavit prostředí podle svých potřeb.
- Notifikace v aplikaci i emailem – už vám neuteče žádný úkol ani schválení.
- Přístupová práva – jasně nastavíte, kdo k dokumentu může přistupovat, upravovat jej nebo schvalovat.
- Více dokumentů k jednomu záznamu – například smlouva i s přílohami nebo objednávka s fakturou.
- Komentáře a souvislosti mezi dokumenty – k dokumentům lze přidávat poznámky a sledovat vazby.
- Kompletní historie změn – vždy víte, kdo, kdy a jak dokument upravil.
To vše přináší firmě přehlednost, bezpečnost a zrychlení každodenních procesů.
Přístup odkudkoliv
DOCU-X umožňuje pracovat s dokumenty kdykoliv a odkudkoliv. Stačí přístup do systému a hned máte k dispozici všechny potřebné informace. Díky jasně nastaveným odpovědnostem a právům přístupu nehrozí ztráta ani nechtěná manipulace s doklady.
Schvalování bez omezení
DOCU-X není jen úložiště, ale také nástroj pro schvalování. Díky workflow vždy víte, v jakém stavu se dokument nachází, kdo jej řešil, komu byl přidělen a co zbývá udělat. Historie schvalování je kdykoliv k dispozici.
Řešení, které roste s vaší firmou
Systém se přizpůsobí vašim potřebám – zvládá desítky typů dokladů, od faktur přes smlouvy, nabídky, objednávky až po interní směrnice nebo dokumenty k ISO. Pokud budete chtít digitalizaci rozšířit, DOCU-X je na to připraven.
Integrace s HELIOS iNuvio a Helios Nephrite
Velkou přidanou hodnotou je integrace na ERP systémy Helios Inuvio a Helios Nephrite. Dokumenty se tak propojí přímo s doklady v systému, využívají společné číselníky a mohou sloužit i jako externí úložiště. Tím se eliminují duplicitní záznamy a zrychlují firemní procesy.
Naše zkušenosti z praxe
V Gatema IT jsme tento balíček nasadili již u několika zákazníků.
Výsledky? Zrychlení práce s fakturami, jasný přehled o stavu schvalování dokumentů, bezpečnější správa smluv a úleva pro zaměstnance, kteří se nemusí zdržovat hledáním.
Chcete zrychlení práce s fakturami
a přehled o stavu schvalování dokumentů?
Pro víc informací o DOCU-X nás neváhejte kontaktovat.
Rádi si s vámi domluvíme schůzku.